Die Corona-Pandemie hat den Arbeitsalltag vieler Unternehmen nachhaltig verändert – vor allem das Homeoffice hat an Relevanz gewonnen. Doch mit der zunehmenden Verbreitung der Arbeit von zu Hause aus gewinnt auch die korrekte Erfassung der Arbeitszeit an Bedeutung. Spätestens seit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 und der Umsetzung durch einen Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 ist klar: Arbeitgeber stehen in der Pflicht, eine genaue Zeiterfassung zu gewährleisten – auch im Homeoffice. Die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit gestaltet sich für Unternehmen hier mitunter als herausfordernd, da das Homeoffice die Kontrolle von Arbeitszeiten und Ruhepausen erschwert. Die gesetzlichen Bestimmungen gelten jedoch unabhängig vom Arbeitsort. Für HR-Fachkräfte und Entscheidungsträger ist es deshalb entscheidend, sich mit den Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice auseinanderzusetzen und geeignete Lösungen zu implementieren. Wir klären auf, was es dabei zu beachten gilt und wie Sie die Dokumentation der Arbeitszeit im Homeoffice unkompliziert in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Was bedeutet die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice konkret?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig vom Arbeitsort und somit auch für Mitarbeiter im Homeoffice. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ein System implementieren müssen, welches Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausenzeiten dokumentiert. Wichtig: Die Arbeitszeiterfassung muss minutengenau erfolgen. Eine Erfassung im 5-Minuten-, 15-Minuten- oder sogar Stundentakt ist nicht ausreichend. Zudem muss nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch Pausen erfasst werden. Gemäß dem Arbeitszeitgesetz haben Arbeitnehmer bei Arbeitszeiten zwischen sechs und neun Stunden einen Anspruch von mindestens 30 Minuten Pause.

Die Richtlinien bezüglich der zu implementierenden Lösung für die Zeiterfassung im Homeoffice sind noch nicht final ausgearbeitet. Laut EuGH muss das System „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Der im Jahr 2023 beschlossene Gesetzesentwurf des BAG konkretisierte die Vorgaben – hier wurde unter anderem festgelegt, dass die Arbeitszeiterfassung über ein elektronisches System ablaufen muss. Auch wurde beschlossen, dass die Dokumentation am selben Tag zu erfolgen hat, von Dritten (z. B. dem Arbeitgeber) erfasst werden kann und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Zu den zu dokumentierenden Zeiten gehören gemäß des Entwurfs nicht nur die geleistete Arbeitszeit einschließlich Überstunden, sondern auch Pausen- sowie Abwesenheitszeiten.

Wie setze ich die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice um?

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, egal wo und wann gearbeitet wird – demnach muss eine Lösung her, um die Zeiterfassung in der mobilen Arbeit sowie im Homeoffice zu ermöglichen. Wir zeigen Ihnen, welche Softwares sich besonders gut eignen, um dieser Pflicht nachzukommen.

Mit einer Zeiterfassungssoftware

Eine der effizientesten Methoden zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ist der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware. Mit dieser Lösung ermöglichen Sie Mitarbeitern, Arbeitszeiten unkompliziert digital zu erfassen. Diese müssen lediglich Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit an- und abmelden. Die Software erledigt den Rest. Vorteilhaft ist hierbei vor allem die Flexibilität und Zugänglichkeit. So können Mitarbeiter ihre Zeiten ortsunabhängig per Computer, Smartphone oder Tablet erfassen. Das macht Zeiterfassungssoftwares gerade für Unternehmen mit hohem Homeoffice-Anteil zu einer geeigneten Lösung. Zudem verfügen viele Zeiterfassungssoftwares über zusätzliche Funktionen – wie z. B. Mitarbeiter-Befragung-Tool – und können mit bestehenden Systemen integriert werden, was Prozesse weiter optimiert und die Implementierung vereinfacht.

Über Mobile Apps

Wenn Sie einen noch höheren Grad an Flexibilität benötigen, sind Apps eine gute Lösung für die Zeiterfassung im Homeoffice. Diese ermöglichen Mitarbeitern, Arbeitszeiten jederzeit und überall per Smartphone oder Tablet zu erfassen. Benachrichtigungen und Erinnerungen können direkt an das Gerät des Mitarbeiters gesendet werden können. Viele dieser Apps funktionieren unter eingeschränktem Funktionsumfang sogar offline. Zeiterfassung-Apps punkten vor allem mit unkompliziertem Integration, einfacher Bedienung und schneller Bereitstellung.

Im Browser

Auch browserbasierte Softwares stellen eine intuitive Möglichkeit dar, die Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Sie sind plattformunabhängig und benötigen keine Installation, was die Implementierung vereinfacht. Zudem können sie schnell aufgerufen werden und erfordern keine separate Software, was sie zu einer niedrigschwelligen, unkomplizierten Lösung macht. Alles, was für den Betrieb nötig ist, ist ein internetfähiges Endgerät mit installiertem Browser.

Welche Voraussetzungen sollte eine Software für die Zeiterfassung im Homeoffice erfüllen?

Gute Zeiterfassungssoftwares verfügen neben der Dokumentation über eine breite Vielfalt weiterer intuitiver Features, die das Personalmanagement vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise Urlaubsmanagement und eine Abwesenheitsplanung, Zuordnung der Arbeitszeiten, automatisierte Auswertungen und Reports sowie Schnittstellen zu Lohnabrechnung und ERP-Systemen. Eine intuitive Lösung sorgt neben der genauen Erfassung jeglicher Zeiten für einen reibungslosen Ablauf von HR-Prozessen im Unternehmen.

Emply bietet genau das und unterstützt als All-in-One-Lösung die gesamte Employee Journey in Ihrem Unternehmen. Neben einem Modul für die Arbeitszeiterfassung profitieren Sie mit unserer HR-Software von zahlreichen weiteren Features, die ein effizientes Personalmanagement erlauben. Dazu gehört beispielsweise eine Onboarding-Software, welche eine schnelle Integration neuer Mitarbeiter gewährleistet. Mit Emply erhalten Sie eine ganzheitliche Lösung, die weit über die reine Zeiterfassung hinausgeht. Hier werden alle wichtigen HR-Prozesse in einer intuitiven Software vereint. Dank umfangreicher Integrationsmöglichkeiten verbinden Sie unsere Software nahtlos mit Ihren bestehenden Anwendungen, sodass Ihre Daten stets plattformübergreifend auf dem neuesten Stand sind. Mit unserer Lösung sparen Sie Zeit sowie Ressourcen und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice vollumfänglich erfüllen.