Wenn neue Mitarbeiter in einem Unternehmen Fuß fassen sollen, sind gut geplante Preboarding- und Onboarding-Prozesse entscheidend. Aber wie gestaltet man solche Programme? Wir haben unsere eigenen Mitarbeiter befragt, was ein effektives Programm beinhalten sollte, um einen guten Start und damit eine höhere Wahrscheinlichkeit der Mitarbeiterbindung zu gewährleisten.

69%. Das ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter nach drei Jahren Beschäftigung noch in Ihrem Unternehmen ist, wenn er einen gut strukturierten Pre/Onboarding-Prozess durchlaufen hat. Hinzu kommen weniger Krankheitstage, ein guter sozialer Zusammenhalt sowie Ressourcen- und Kosteneinsparungen.

Das klingt wie Musik in Ihren Ohren, oder? Dabei sind das messbare Faktoren, die durch Preboarding/Onboarding beeinflusst werden und die sich direkt auf das Endergebnis Ihres Unternehmens übertragen lassen. Trotzdem legen nur sehr wenige Unternehmen Wert auf einen guten, gut geplanten Preboarding/Onboarding-Prozess.

Wir haben drei unserer eigenen Mitarbeiter – Mohamed Slimane, Catharina Brostrup und Christian With –, die alle seit weniger als einem Jahr bei Emply arbeiten, nach ihren Gedanken und Erfahrungen beim Preboarding/Onboarding gefragt. Hier sind ihre neun goldenen Tipps, wie Sie Ihren neuen Mitarbeitern den besten Start ermöglichen können, damit Sie eine gute Arbeitsgemeinschaft mit all Ihren Neuankömmlingen bilden können.

1. Bringen Sie den Vertrag in trockene Tücher, bevor Sie mit dem Preboarding beginnen
   
   Vergewissern Sie sich, dass Sie die formale Grundlage für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters geschaffen haben, damit Sie sich auf die Arbeitsbedingungen einigen können. Vielleicht können Sie mit einem Blumenstrauß oder etwas anderem glänzen, um die neue Beschäftigung bereits zu Hause zu feiern.
   
   
   
2. Senden Sie sofort nach der Vertragsunterzeichnung wichtige praktische Informationen
   
   Es beruhigt Ihren künftigen Mitarbeiter, wenn Sie Zeit und Ort des Treffens rechtzeitig vor Arbeitsbeginn festlegen, also nicht bis zur letzten Minute warten. Unseren Mitarbeitern zufolge kann es für einen neuen Mitarbeiter viel Stress bedeuten, wenn die praktischen Informationen nicht vorliegen, am besten einige Wochen im Voraus.
   
   
   
3. Führen Sie den Mitarbeiter in das Unternehmen ein
   
   Für die Motivation ist es wichtig, den Mitarbeiter lange vor Arbeitsbeginn einzubeziehen. Wenn Sie über Informationen oder Materialien verfügen, die dem Mitarbeiter von Nutzen sein könnten, um sich vorab mit dem Unternehmen vertraut zu machen, stellen Sie diese frühzeitig zur Verfügung – aber überfordern Sie Ihren neuen Kollegen nicht. Betrachten Sie es als freundlichen "Anstoß" vor der Einarbeitung, der für diese von Vorteil sein kann und gleichzeitig die Motivation des Mitarbeiters aufrechterhält.
   
   
   
4. Senden Sie Einladungen zu gesellschaftlichen Veranstaltungen und verbinden Sie sich mit dem Mitarbeiter auf LinkedIn
   
   Denken Sie daran, die Einladung weiterzuleiten, wenn Sie einen Spieleabend, ein gemeinsames Bierchen zum Wochenausklang oder ein Badmintonturnier in Ihrem Kalender haben, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Dies vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit und bietet die Möglichkeit, neue Kollegen in einer entspannten Atmosphäre kennenzulernen. Das Zusammentreffen mit vielen neuen Kollegen an Ihrem ersten Tag im Unternehmen kann bei manchen Menschen Ängste auslösen. Dies wird einen reibungsloseren Übergang gewährleisten.
   
   Wenn keine gesellschaftlichen Veranstaltungen anstehen, kann etwas so Simples wie eine Verbindung auf LinkedIn ermutigend sein. Es zeigt, dass Sie den neuen Mitarbeiter den anderen Kollegen vorgestellt haben.
   
   
   
5. Halten Sie einen Computer, Codes und Logins für den ersten Tag des Mitarbeiters bereit
   
   Kurz gesagt: Seien Sie vorbereitet! Der Mitarbeiter hat sich auf seinen neuen Arbeitsplatz gefreut, daher ist es wichtig, dass Sie sich bemühen, Ihrem neuen Kollegen einen guten Start zu ermöglichen. Das kann eine Einführung in Systeme, Verfahren und Instrumente sein, wie man sich für einen Urlaub anmeldet oder eine Reisekostenerstattung beantragt. Ein gemütliches Frühstück in der Abteilung/im Team oder ein anderes geselliges Beisammensein ist ein guter Eisbrecher.
   
   
   
6. Geben Sie dem Mitarbeiter einen Überblick über seine Aufgaben
   
   Es ist motivierend für den neuen Mitarbeiter, zu sehen, welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche am neuen Arbeitsplatz auf ihn warten. Überlegen Sie sich vor Arbeitsbeginn einige Aufgaben, die der Mitarbeiter schnell in die Hand nehmen und erfolgreich bewältigen kann.
   
   
   
7. Begrüßen Sie den neuen Kollegen mit einem Buddy oder Mentor
   
   Ein erfahrener Kollege, auf den man sich in der Anfangsphase verlassen kann, kann von Vorteil sein. Ein Buddy oder Mentor kann Sicherheit geben und Abteilungen und Kollegen miteinander verbinden, was zu einer besseren Eingewöhnung beiträgt, sowohl in beruflicher als auch in sozialer Hinsicht. Denken Sie daran, dass die Rolle des Buddy selbstgewählt und freiwillig sein muss.
   
   
   
8. Priorisieren Sie Folgegespräche unter vier Augen
   
   Diese Gespräche sollten vorzugsweise wöchentlich stattfinden, aber auch weniger häufige Gespräche können ausreichend sein. Das Wichtigste ist, dass sich der Mitarbeiter zugehört fühlt und bereits zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sowohl Feedback geben als auch erhalten kann. Viele Dinge können neue Mitarbeiter am Anfang beschäftigen: Lerne ich die Systeme schnell genug? Bringe ich die Leistung, den der Arbeitgeber von mir erwartet? Je früher es Ihnen gelingt, ein offenes und sicheres Forum zu schaffen, desto besser. Dann wird sich der Mitarbeiter später auch wohler fühlen.
   
   
   
9. Bewerten Sie Ihre Preboarding- und Onboarding-Prozesse und passen Sie sie an – am besten häufig
   
   Holen Sie sechs Monate nach der Einstellung ein Feedback von Ihrem Mitarbeiter ein, damit Sie das Preboarding/Onboarding laufend anpassen und umstellen können. Sie sollten auch im Auge behalten, ob bestimmte Initiativen für einen Mitarbeiter oder eine Abteilung besonders gut funktionieren. Auf diese Weise ist der Prozess für jeden neuen Mitarbeiter relevant und angemessen.