Bei rund 800 Mitarbeitern in Europa und den USA entstehen natürlich sehr viele unterschiedliche Arten von Personaldaten, die im Auge zu behalten eine wahre Herausforderung darstellt. Dieses Problem ist für LINK Mobility heute gelöst: Die vielen, umfangreichen Excel-Dateien wurden durch eine flexible HR-Plattform ersetzt, die alle Stammdaten an einem Ort sammelt.

„18 Länder – 18 verschiedene Standards. Das war die Realität für LINK Mobility, ein Unternehmen, das innovative mobile Kommunikations- und CPaaS-Lösungen anbietet. Jede Niederlassung, von Oslo bis Los Angeles, folgte ihren eigenen Standards, wenn es um die Erfassung von Daten und das Onboarding neuer Mitarbeiter ging, und die vielen selbstentwickelten Lösungen machten es schwierig, die Aktivitäten und das Image des Unternehmens zu standardisieren“, erläutert Tim Haukenes, Director of HR Operations.

Also begann die Suche nach einem System, das den unterschiedlichen Anforderungen, aber auch den verschiedenen kulturellen Unterschieden gerecht werden konnte. Emply war einer der Namen, der ganz oben auf der Liste stand.

„Es gab einen Prozess, in dem wir verschiedene Anbieter analysierten. Aufgrund des extrem schnellen Wachstums kann unsere Organisation manchmal unstrukturiert sein. Gleichzeitig haben wir viele Stakeholder in verschiedenen Ländern. Deshalb brauchten wir dringend ein zentrales System, mit dem wir unsere HR-Prozesse standardisieren und unsere HR-Daten kontrollieren konnten", erklärt Tim Haukenes und führt weiter aus:

„Bei Emply hatten wir das Gefühl, dass wir gemeinsam wachsen und uns entwickeln können – dass unsere Zusammenarbeit eher eine Partnerschaft als eine Anbieter-Kunden-Beziehung ist, was für uns wichtig war.“

Automatisierte Abläufe und Checklisten

Die Partnerschaft zwischen LINK Mobility und Emply besteht seit 2020. Seither wird das modulare HR-System als Arbeitsinstrument gleichberechtigt mit anderen IT-Systemen eingesetzt. Vor allem im Pre- und Onboarding-Prozess setzt LINK Mobility die Plattform ein.

„Wir haben Gehalts- und Vertrags-Flows eingerichtet, die sicherstellen, dass wir bei allen neuen Arbeitsverhältnissen einen guten Start haben, unabhängig davon, wo auf der Welt wir uns befinden. Wir haben auch einen Onboarding-Flow für neu eingestellte Mitarbeiter, den wir nutzen, um Informationen zu sammeln und Reminders zu versenden", erläutert Tim Haukenes und fährt fort:

„Das System hat eine Vielzahl verschiedener Funktionen, aber abgesehen von der Datenerfassung nutzen wir primär die automatisierten Formulare und Nachrichten. Das System dient dabei als digitale Erinnerungshilfe für die Personalabteilung, die Führungskräfte und die Kollegen und stellt sicher, dass alle Ebenen des Unternehmens auf die Aufnahme des neuen Mitarbeiters vorbereitet sind.“

Der Übergang von Excel zu Emply

Tim Haukenes war selbst für das Rollout von Emply im gesamten Unternehmen verantwortlich, und obwohl er auf dem Weg dorthin auf Skepsis gestoßen ist, hat er auch positives Feedback erhalten, als das Potenzial von Emply deutlich wurde.

„Unsere Teams arbeiten traditionell mit Excel, daher ist es nur natürlich, dass sie zögern, ein neues System einzuführen. Aber die Dinge verbessern sich schnell, wenn sie die Unterschiede und Vorteile sehen und erleben. Die größten Herausforderungen gibt es in den Büros, in denen die Einstellungsquoten nicht hoch sind und in denen das System nicht regelmäßig genutzt wird. Hier suchen wir nach den besten Möglichkeiten, um sie bei den Verwaltungsaufgaben zu unterstützen", erklärt er.

Trotz einiger kleiner Hindernisse ist sich Tim Haukenes sicher, dass der Wechsel zu Emply die richtige Entscheidung war. Sowohl, um das Image des Unternehmens bei neuen Talenten zu verbessern, als auch aus der Perspektive der datengesteuerten Geschäftsentwicklung.

„Wir sind von unzähligen Datenblättern, die von einem Kollegen verwaltet werden, dazu übergegangen, alles auf einer Plattform zu haben. Wir müssen nicht mehr einmal im Monat um einen Bericht bitten. Jetzt haben wir Zugang zu Daten in Echtzeit – die ganze Zeit über. Dadurch können wir die Daten viel besser verstehen und effizienter nutzen, um unser Geschäft weiterzuentwickeln", so Tim Haukenes abschließend.