Basieren Ihre Pre- und Onboarding-Prozesse auf zerknitterten Post-its, Excel-Tabellen und mentalen Notizen? Dann ist es vielleicht Zeit für einen Sprung ins digitale Zeitalter. Mit Emply ist es möglich, diese Prozesse zu systematisieren und zu automatisieren - und so einen guten Start-up-Prozess zu gewährleisten. Und das kann sich sowohl auf Ihren neuen Kollegen als auch auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken.

Im Alltag, wo das Tempo hoch ist und viele Beteiligte involviert sind, ist es praktisch unmöglich, einen guten Pre- und Onboarding-Prozess zu gewährleisten, wenn Sie nicht über die notwendige Onboarding-Software verfügen.

Die Schwierigkeiten liegen vor allem im Prozessmanagement, und die große Frage lautet oft: Wer übernimmt die Führung? Wer ist für die Schulung und Ausbildung verantwortlich, wer definiert die Arbeitsaufgaben und wer gibt Feedback, wenn die ersten Aufgaben erledigt sind? Hinzu kommen die praktischen Aufgaben wie die Bestellung eines Willkommensblumenstraußes, die Einrichtung von E-Mail-Konten und die Einführung neuer Kollegen. Die Liste der Aufgaben ist lang, und es bedarf eines klaren Plans, was zu tun ist - und wer es tun soll.

Ein guter Pre- und Onboarding-Prozess erfordert einen standardisierten Ablauf, und hier kann ein IT-gestütztes HR-System helfen, die notwendige Struktur zu schaffen. Mit Emply ist es möglich, Abläufe zu straffen und zu automatisieren, so dass sich nicht eine Person alles merken muss. Ein Vorteil sowohl für das Unternehmen als auch für den zukünftigen Mitarbeiter, der sich von seinem neuen Arbeitgeber wertgeschätzt fühlt.

Eine Investition, die sich zehnfach auszahlt

Der Wert eines IT-unterstützten Pre- und Onboarding-Prozesses ist unbestreitbar. Obwohl es eine große Herausforderung sein kann, das IT-System zu integrieren, überwiegen die Vorteile bei weitem den Aufwand. Die HR-Expertin Mette Nørlem und der Vertriebsleiter von Emply, Sebastian Manisor Jensen, sind sich einig:

„Es ist ein enormer Vorteil, wenn man alle Checklisten, alle Daten und alle Unterlagen an einem Ort sammeln kann. Wir erleben immer mehr Gesetzesvorgaben, wenn es um Grund- und Stammdaten geht, aber mit einem unterstützenden IT-System ist es einfach, sich zurechtzufinden und die Anforderungen zu erfüllen“, erklärt der Verkaufsleiter, der von Mette Nørlem ergänzt wird:

„Es besteht ein großer Bedarf, Daten extrahieren zu können. Daten sind zu einem wichtigen Arbeitsinstrument geworden - auch im Personalmanagement. Wir wollen Daten verknüpfen oder plattformübergreifend vergleichen, und da ist es wichtig, Systeme zu haben, die integriert und auf den wachsenden Bedarf ausgerichtet sind.“

Die große Menge an Daten kann während des Einstellungsprozesses genutzt werden, um automatisierte Abläufe zu steuern und Aufgaben zu delegieren, bevor die Mitarbeiter anfangen - und ebenso, um ihre Zufriedenheit nach der Einstellung zu verfolgen. Und diese Fülle an Informationen ist für die Generierung von Wissen und den Erfolg von entscheidender Bedeutung.

„Die Mehrheit der neuen Mitarbeiter entscheidet innerhalb von sechs Monaten, ob sie an ihrem Arbeitsplatz bleiben wollen. Je gelungener der Start, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie bleiben. Deshalb ist ein gutes Onboarding auch wichtig, wenn man teure Neueinstellungen vermeiden will, und die Daten liefern wichtige Erkenntnisse, die man während des Prozesses nutzen kann“, sagt Mette Nørlem.

Das Standardsystem von Emply ist ein guter Ausgangspunkt für die Datenerfassung. Es ist nicht nur intuitiv, sondern lässt sich auch an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen und skalieren.

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