Die Lohnabrechnung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Neben dem hohen Zeitaufwand, den die Abrechnung mit sich bringt, müssen Personaler stets up-to-date bezüglich aktueller Regelungen und gesetzlicher Vorgaben sein. Fehler in der Lohnabrechnung lösen auf der einen Seite Unmut bei Mitarbeitern aus und bergen auf der anderen Seite auch rechtliche Risiken. Eine Möglichkeit, diese Fallstricke zu umgehen, besteht im Outsourcing der Lohnabrechnung. Dabei wird die Abwicklung der Gehaltsabrechnung an externe Dienstleister abgegeben. Was genau das für Sie bedeutet und welche Vor- und Nachteile die Auslagerung der Lohnabrechnung hat erfahren Sie im Folgenden.

Grundlagen rund um das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Die Lohnabrechnung ist für Arbeitnehmer von enormer Bedeutung, da sie den finanziellen Gegenwert für ihre geleistete Arbeit darstellt. Die Abwicklung derselben geht jedoch mit einem hohen Aufwand einher. Die korrekte Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Mindestlohn sowie die Berücksichtigung von Lohnpfänden, Elternzeit, Krankheit oder Urlaub sind allesamt Aufgaben, die einer fehlerfreien Bewältigung bedürfen.

Aufgrund der damit einhergehenden Herausforderungen entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Lohnabrechnung an ein externes Lohnbüro abzugeben. Dieses führt Berechnungen durch und übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit jeglicher Aufgaben rund um die Lohnabrechnung. Unternehmen, die sich für ein Outsourcing der Lohnabrechnung entscheiden, müssen lediglich in regelmäßigen Abständen alle abrechnungsrelevanten Informationen wie Arbeitszeiten, Überstunden, Krankheitstage und Sonderzahlungen an den Dienstleister übermitteln.

Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung – so profitieren Unternehmen

Das Outsourcing der Entgeltabrechnung kann dazu beitragen, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, Kosten zu senken und Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch die Auslagerung dieser zeitaufwendigen und anspruchsvollen Aufgabe können Sie sich auf Kernaufgaben konzentrieren und vorhandene Ressourcen effektiver nutzen.

• Mehr Zeit für das Wesentliche: Das Outsourcing der Lohnabrechnung ermöglicht es Ihrer HR-Abteilung, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Die zeitaufwendige Gehaltsabrechnung wird von Spezialisten übernommen, sodass Sie sich auf Kernkompetenzen wie Personalentwicklung, Recruiting oder Mitarbeiterbindung konzentrieren können. Diese Aufgaben gelingen mit entsprechender Bewerbermanagement-Software Mitarbeiterverwaltung-Software noch effizienter und zielgerichteter.
• Rechtssicherheit & Compliance sicherstellen: Als Spezialisten im Bereich Lohnabrechnung kennen externe Dienstleister alle relevanten Vorschriften und wissen über aktuelle Änderungen Bescheid. Indem Sie die Verantwortung abgeben, gewährleisten Sie Einhaltung aller relevanten Gesetze und Verordnungen, was das Risiko von Verstößen und damit verbundenen Strafen minimiert.
• Weniger Kosten für eigenes Personal: Das Outsourcing der Lohnabrechnung ist eine bequeme Lösung, die sogar mit Einsparungen einhergehen kann. Die Auslagerung ermöglicht es Ihnen, an Personal zu sparen, das sich um die Gehaltsabrechnung kümmert. Auch Schulungen und Software-Lizenzen werden durch den externen Dienstleister ersetzt.
• Fehler bei der Abwicklung minimieren: Lohnbüros verfügen im Umgang mit der Lohnabrechnung über umfassende Erfahrungswerte und speziell auf die Bearbeitung der Lohnabrechnung abgestimmte Lösungen. Das Outsourcing der Lohnabrechnung wirkt Fehlern entgegen, steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und vermeidet zeitaufwendige Korrekturen oder Nachberechnungen.

Kann das Outsourcing der Payroll auch mit Nachteilen einhergehen?

Die kurze Antwort: Ja. Obwohl das Outsourcing der Personalabrechnung mit einer breiten Vielfalt an Vorteilen einhergeht, können Unternehmen hierdurch auch Nachteile entstehen.

• Verlust der direkten Kontrolle: Durch die Auslagerung der Lohnabrechnung geben Sie einen Teil der Kontrolle über einen sensiblen Bereich ab. Gerade bei der Handhabung vertraulicher Daten kann das Bedenken aufwerfen. Allgemein bedeutet die Abhängigkeit von einem externen Lohnbüro auch immer einen Verlust an Flexibilität, was Sie bei kurzfristigen Anpassungen einschränken kann.
• Weniger Flexibilität in der Kommunikation: Der Verzicht auf eigenes Personal, das die Lohnabrechnung übernimmt, geht zwar mit Kosteneinsparungen einher, erschwert aber auch die Kommunikation. Mitarbeiter, die Fragen zur Gehaltsabrechnung haben, müssen sich direkt an den Dienstleister wenden bzw. Fragen mit der HR-Abteilung klären, was Verzögerungen oder Missverständnisse nach sich ziehen kann.
• Verlust interner Expertise: Langfristig kann das Outsourcing der Lohnabrechnung dazu führen, dass in Ihrem Unternehmen das Fachwissen für die Lohnabrechnung verloren geht. Das kann beispielsweise dann zum Problem werden, wenn der Vertrag mit dem Dienstleister endet oder wenn intern Anpassungen notwendig sind. Es besteht die Gefahr einer zu starken Abhängigkeit vom externen Anbieter.

Lohnt sich das Outsourcing der Entgeltabrechnung für mich?

Sie fragen sich, ob sich das Outsourcing der Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen lohnt? Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und einfachen Gehaltsstrukturen können vom Outsourcing profitieren, da der Aufwand für die Lohnabrechnung hier oft unverhältnismäßig hoch ist. Ein entscheidender Vorteil des Outsourcings ist der Zugang zu Fachkenntnissen in Bezug auf Steuer- und Arbeitsrecht, was insbesondere im Falle komplizierter, internationaler Gehaltsabrechnungen zum Tragen kommt. Die Auslagerung schafft Freiräume, die Unternehmen für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. In jedem Fall gilt, dass Sie – wenn Sie sich dazu entscheiden, Lohn- und Gehaltsabrechnung per Outsourcing zu regeln – für einen verlässlichen und kompetenten Partner wählen. Zudem spielen Aspekte wie Integrationsmöglichkeiten eine wichtige Rolle.

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