In jedem Arbeitsverhältnis ist das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer der Grundstein für den Erfolg. Damit dies gelingt, müssen beide Parteien ihre vertraglichen Pflichten einhalten und die korrekte Handhabung des Lohns in Form einer Lohnabrechnung ist hier besonders wichtig.

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, bestimmte Vorgaben bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen einzuhalten. Diese sichern die Rechte der Arbeitnehmer und stellen sicher, dass Sozialabgaben sowie Steuern ordnungsgemäß abgeführt werden. Zugleich dienen die gesetzlichen Regelungen dazu, die Arbeitgebenden vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

Eine präzise Umsetzung der Gesetze rund um die Lohnabrechnung ist daher essenziell für beide Vertragsparteien und ein friedliches und erfolgreiches Arbeitsverhältnis.

Alles rund um die Gehaltsabrechnung – gesetzliche Vorschriften

Wenn es um die Lohnabrechnung geht, gelten diverse Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Diese umfassen mehrere Rechtsgebiete wie das Einkommensteuergesetz (EStG), Regelungen im Sozialgesetzbuch (SGB) und natürlich auch die geltenden Vorschriften in der Gewerbeordnung (GewO). Laut § 108 GewO ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine schriftliche Lohnabrechnung auszustellen, sofern Löhne oder Gehälter gezahlt werden. Diese muss den Arbeitnehmern spätestens am Auszahlungstag zugänglich gemacht werden.

Per Gesetz muss die Lohnabrechnung allerdings auch weitere Informationen umfassen wie:

• Bruttolohn oder Bruttogehalt
• Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
• Nettolohn
• Angaben zu Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer

Arbeitgeber sollten sich bei der Erstellung einer Lohnabrechnung dringlichst mit den Gesetzen auseinandersetzen, um sich abzusichern, aber auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter zu stärken. Um Arbeitsabläufe zu optimieren, kann es sich ebenfalls lohnen, über das Outsourcing der Lohnabrechnung nachzudenken. Durch das Zurückgreifen auf einen kompetenten Dienstleister gehen Sie sicher, dass die Gesetze rund um die Lohnabrechnung eingehalten werden und gewinnen so ebenfalls an Zeit für Ihre Kerngeschäfte.

Gehaltsabrechnungen vor dem Gesetz

Im Falle der Lohnabrechnung gelten also gesetzliche Vorschriften, aber was umfassen diese im Detail? Hier geht es um mehr als nur die reine Erstellung. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle relevanten Daten regelmäßig an die entsprechenden Behörden zu übermitteln. Für eine korrekte Lohnabrechnung sind per Gesetz auch folgende Informationen relevant:

• Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt
• Beitragsnachweise an die Krankenkassen
• Meldungen zur Unfallversicherung

Auch weitere Informationen wie die Zugehörigkeit zu einer Berufsgenossenschaft können relevant sein. Die Meldepflichten zur Lohnabrechnung sind durch das Gesetz streng geregelt und umfassen klare Fristen. Versäumnisse können zu hohen Bußgeldern führen. Zudem ist vorgeschrieben, dass alle Lohnunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschrift dient der Nachweisführung im Falle einer Betriebsprüfung. Zur vollständigen Erfassung der wichtigsten Daten Ihrer Arbeitnehmer gibt es inzwischen diverse Mitarbeiterverwaltungs-Software, die es Ihnen einfach macht, Daten zu zentralisieren und abzurufen.

Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass Informationen problemlos und direkt kommuniziert werden. Dazu gehören beispielsweise Änderungen in der Lohnsteuerklasse oder auch Anpassungen im Bereich der Sozialabgaben. Eine transparente Kommunikation macht es Ihnen leichter, die Gesetze rund um die Lohnabrechnung korrekt einzuhalten.

Die Grundlagen der Lohnabrechnung

Die Grundlagen der Lohnabrechnung setzen sich aus einer Vielzahl von Faktoren zusammen. Diese sind nicht nur für die Berechnung wichtig, sondern auch für die Einhaltung der Gesetze rund um die Lohnabrechnung. Zu den zentralen Elementen gehören:

• Bruttolohn oder Bruttogehalt: Dies ist der Ausgangspunkt jeder Berechnung und umfasst neben dem Grundgehalt auch variable Vergütungen wie Boni oder Überstundenvergütungen. Zur Erleichterung der korrekten Errechnung des zu zahlenden Lohns machen unterschiedliche Tools inzwischen eine Arbeitszeiterfassung minutengenau möglich.
• Abzüge: Hierzu zählen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, ebenso wie Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Das Gesetz sieht hier klare Regelungen für die Lohnabrechnung vor.
• Nettolohn: Der Betrag, der nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Die Grundlagen zur Erstellung einer Lohnabrechnung sind zunächst umfangreich und können auf  Arbeitgeber schnell einschüchternd wirken. Mit geschultem Personal oder einem externen Dienstleister sind Sie jedoch vor dem Gesetz mit Ihrer Lohnabrechnung auf der sicheren Seite. Ein beliebtes Tool ist in diesem Bereich auch die HR-Software.

Mit gezieltem Vorgehen Gesetze einhalten und Lohnabrechnungen erstellen

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Arbeitgeber einige grundlegende Maßnahmen ergreifen. Zu diesen zählen unter anderem:

• Die aktuelle  Gesetzeslage verfolgen: Regelmäßige Updates zu steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Änderungen sind unerlässlich. Kennen Sie die geltenden Gesetze, ist die Lohnabrechnung kein Problem mehr.
• Schulungen für Personalabteilungen: Ein geschultes Team ist der Schlüssel zur korrekten Umsetzung der Vorschriften. Mit E-Learning Plattformen gelingt Ihnen heute eine gezielte Wissensvermittlung.
• Zuverlässige Software verwenden: Moderne Tools bieten Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Lohnabrechnung unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze.
• Interne Prozesse optimieren: Ein gut organisiertes Lohnbuchhaltungssystem sorgt für Effizienz und minimiert das Risiko von Fehlern.
• Externe Beratung nutzen: Insbesondere bei komplexen Fällen wie internationalem Personal oder Sonderregelungen kann es sinnvoll sein, auf die Expertise von Steuerberatern zurückzugreifen.

Die Gesetze der Lohnabrechnung – schaffen Sie Vertrauen

Die Lohnabrechnung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die präzise und rechtskonform durchgeführt werden muss. Das Zusammenspiel aus rechtlichen Vorgaben und praktischen Anforderungen macht es unabdingbar, die Gesetze rund um Lohnabrechnungen genauestens zu kennen. Nur so lassen sich rechtliche Risiken vermeiden und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern gewährleisten.

Arbeitgeber, die die Grundlagen beherrschen und die relevanten Vorschriften einhalten, schaffen eine solide Basis für langfristigen Erfolg und Vertrauen. So kann Ihr Unternehmen auf lange Sicht stabil wachsen und Erfolge feiern.  Sollten Sie mehr Informationen rund um die Gesetze der Lohnabrechnung benötigen, sind wir von Emply natürlich gern für Sie da, um Sie umfänglich zu beraten.