Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen Pflicht. Laut EuGH müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches System einrichten, welches die Arbeitszeit aller Mitarbeiter erfasst. Mit der Umsetzung durch das BAG müssen Arbeitgeber jegliche Arbeitszeiten inklusive Überstunden erfassen. Hintergründe des Gesetzes sind der Schutz von Beschäftigten und die Verhinderung von Ausbeutung. Doch was genau bedeutet diese Pflicht für Unternehmen und welche Schritte sind notwendig, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden? Darüber informieren wir Sie im Folgenden.

Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung im Detail

Müssen Arbeitszeiten erfasst werden? Die gesetzliche Grundlage zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen hat sich innerhalb der letzten Jahre schrittweise in Deutschland entwickelt. Es ist nicht verwunderlich, dass auch heute noch Unklarheit darüber herrscht, ab wann das Arbeitszeiterfassung-Gesetz gilt bzw. ob es bereits bindend ist. Das Gesetz gründet auf der im Mai 2019 getroffenen Entscheidung des EuGH und wurde im September 2022 erstmals umgesetzt. Prinzipiell ist die Erfassung der Arbeitszeit seitdem auch schon verpflichtend, jedoch bestand aufgrund fehlender Vorgaben zu dem Zeitpunkt noch ein großer Gestaltungsspielraum für Arbeitgeber.

Konkretere Vorgaben zu der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung kamen im April 2023. Mit dem neuen Entwurf wurde die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung beschlossen. Die wichtigsten, in dem Gesetzesentwurf beschlossenen Neuerungen, lauten wie folgt:

• Arbeitgeber müssen ein elektronisches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert.
• Ausnahmen sollen Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern und Tarifvertragsparteien bilden.
• Erfasste Arbeitszeiten müssen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
• Die Arbeitszeit kann von Arbeitnehmern oder durch Dritte (z. B. Vorgesetzte) erfasst werden.
• Die Dokumentation der Arbeitszeit hat am selben Tag zu erfolgen.

Mit dem Gesetzesentwurf im April 2023 wurden die Richtlinien rund um die Arbeitszeiterfassung konkretisiert, final ist das Gesetz jedoch noch nicht. Mit einer finalen Regelung ist voraussichtlich bis Ende 2024 zu rechnen.

Für welche Personen müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Prinzipiell gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmer, unabhängig von ihrer Position. Sowohl für Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte sowie anderweitig beschäftigte Arbeitnehmer ist der Stundennachweis Pflicht. Eine Ausnahme bilden leitende Angestellte. Zu beachten ist, dass nicht alle Führungskräfte leitende Angestellte sind, hier ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Einzelfall zu prüfen.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Ja, laut dem Referentenentwurf vom April 2023 müssen Arbeitszeiten elektronisch dokumentiert werden. Damit ist das Führen von Stundenzetteln auf manuellem Wege nicht mehr ausreichend. Erlaubt sind beispielsweise Zeiterfassungssoftwares, Apps und auch Excel-Listen. Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern und Tarifvertragsparteien sollen von der verbindlich elektronischen Dokumentation ausgenommen werden.

Was genau muss bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden?

Die Arbeitszeiterfassung umfasst die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit. Alle Zeiten (Arbeits-, Pause-, Abwesenheitszeiten usw.) sollen klar und nachvollziehbar dokumentiert werden und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Wie genau muss die Arbeitszeiterfassung sein?

Laut dem aktuellen Gesetzesentwurf muss die Arbeitszeiterfassung minutengenau erfolgen. Eine Erfassung in Intervallen – wie bisher oft üblich war – entspricht den rechtlichen Anforderungen nicht mehr. Die Erfassung muss auf die Sekunde genau erfolgen.

Gibt es bei der verpflichtenden Aufzeichnung von Arbeitszeiten Übergangsfristen?

Grundsätzlich besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung laut BAG-Urteil bereits seit September 2022. Jedoch gab es zu diesem Zeitpunkt noch wenig genauere Informationen zur Ausgestaltung des Gesetzes. Mit dem Gesetzesentwurf im April 2023 wurde das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung konkretisiert. Die Übergangsfristen variieren je nach Unternehmensgröße:

• Ein Jahr Übergangsfrist für Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern.
• Zwei Jahre Übergangsfrist für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern.
• Fünf Jahre Übergangsfrist für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern.
• Für Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern ist die Erfassung in Papierform nach wie vor ausreichend.

Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten – Möglichkeiten im Überblick

Arbeitszeiten zu dokumentieren ist eine Pflicht. Damit stehen Sie als Arbeitgeber bzw. Personalabteilung vor der Herausforderung, ein System einzuführen, das den gesetzlichen Richtlinien entspricht. Welche Möglichkeiten gibt es, die ordnungsgemäße Dokumentation sicherzustellen?

Einer der Methoden, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, liegt in der Nutzung einer Zeiterfassungssoftware. Mithilfe einer solchen Software können jegliche Mitarbeiter ihre Arbeitszeit digital erfassen, indem sie sich zu Beginn und Ende ihrer Schicht an- und abmelden. Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit werden dokumentiert und abgespeichert. Neben der Erfassung der Arbeitszeit enthalten die meisten HR-Softwares weitere Features wie beispielsweise die Verwaltung von Urlaubsanträgen, die Zuordnung von Zeiten zu Projekten oder Kostenstellen sowie die Erstellung von Reports für die Lohnabrechnung.

Sind in Ihrem Unternehmen viele Außendienstmitarbeitern mit wechselnden Einsatzorten beschäftigt, ist für die Arbeitszeiterfassung die Nutzung einer App empfehlenswert. So können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten unabhängig von ihrem Standort über ihr Smartphone oder Tablet dokumentieren. Weitere Möglichkeiten, die sich vor allen Dingen für Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen eignet, sind stationäre Zeiterfassungsterminals oder digitale Stichuhren. Hier können sich Angestellte unkompliziert per Chipkarte, Fingerabdruck oder PIN ein- sowie ausstempeln. Eine Software übernimmt die Speicherung bzw. Auswertung der erfassten Arbeitszeiten.

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