Führen Sie erfolgreiche Pre- und Onboarding-Prozesse durch und ermöglichen Sie Ihren neuen Mitarbeitern den bestmöglichen Start in Ihrem Unternehmen. 

Das Ergebnis: stärkeres Engagement Ihrer Mitarbeiter. Weniger Krankheitstage. Starker kollegialer Zusammenhalt. Zufriedenere Mitarbeiter. Ressourcenschonende Prozesse. Hört sich gut an, oder? 

Diese und viele weitere Vorteile sind messbare Parameter, die sich auf das Pre- und Onboarding Ihres Unternehmens auswirken - und die sich direkt im Endergebnis Ihres Unternehmens ablesen lassen. 

Warum ist Onboarding wichtig? 

Onboarding ist eine strategische Aufgabe, die große Bedeutung für die Zukunft Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen und die "Time-to-Performance" hat. Im Durchschnitt dauert es 6,2 Monate, bis eine neu eingestellte Führungskraft so viel Wert zum Unternehmen beigetragen hat, wie sie das Unternehmen gekostet hat. Mit einem gut durchdachten Onboarding-Prozess lässt sich diese Zeit erheblich verkürzen. Der Vorteil? Schnellerer Erfolg in der Beschäftigung – zum Wohle Ihres neuen Mitarbeiters und der Effizienz des Unternehmens. 

Wenn Sie es von Anfang an richtig anpacken, können Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer neuen Mitarbeiter erfüllen, noch bevor diese einen Fuß in Ihr Unternehmen setzen. Und wer wünscht sich nicht von Anfang an hoch engagierte Mitarbeiter2? 

So gestalten Sie leistungsfähige Pre- und Onboarding-Prozesse 

Wenn sich neue Mitarbeiter in einem Unternehmen einleben müssen, ist ein gut geplanter Pre- und Onboarding-Prozess unerlässlich. Aber wie erstellt man einen solchen Prozess? 

Im Folgenden geben wir Ihnen drei wichtige Faktoren an die Hand, auf die Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie dauerhaft erfolgreiche Pre- und Onboarding-Prozesse schaffen wollen. 

Sie brauchen ein klares Prozessmanagement 

Das Fehlen eines gut durchdachten Prozesses lässt sich oft auf die große Frage zurückführen: Wer übernimmt die Führung? 

Wenn dies nicht klar definiert ist, tut es niemand. 

Die Liste der Aufgaben ist lang: Wer ist für die Schulung und Ausbildung zuständig, wer kümmert sich um die Festlegung der Arbeitsaufgaben, und wer gibt Feedback, wenn die ersten Aufgaben erledigt sind? Hinzu kommen praktische Aufgaben wie die Bestellung von Willkommensblumen, die Einrichtung von E-Mail und die Einführung neuer Kollegen. 

Es braucht einen klaren Plan, was zu tun ist und wer es tun muss. Strukturieren Sie den gesamten Prozess und das Onboarding-Programm, damit es nicht zu Engpässen, mangelnder Koordination und undefinierten Verantwortlichkeiten und Aufgaben kommt. Auf diese Weise schaffen Sie es auch eher, eine einheitliche Mitarbeitererfahrung in allen Abteilungen des Unternehmens zu schaffen. 

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern frühe Erfolgserlebnisse 

Man übersieht leicht, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an wirklich etwas leisten wollen. Dies kann ein wenig mit der Rücksichtnahme kollidieren, die Ihr Unternehmen demonstsrieren möchte, indem es den Mitarbeitern einen sanften und leichten Start ermöglicht. Aber gerade zu Beginn des Arbeitsverhältnisses sind Ihre Mitarbeiter am motiviertesten und engagiertesten - und das müssen Sie auch belohnen. 

Sie können beispielsweise Ziele für die Ausbildung, die Wissensaneignung und die Entwicklung neuer Fähigkeiten festlegen. Bis Montag müssen Sie das folgende E-Learning-Modul absolvieren oder Jonas über die Schulter schauen, wenn er einen neuen Kundenauftrag im System bearbeitet. Als Nächstes ist es sinnvoll, Ziele für die Leistung der Mitarbeiter festzulegen: In den nächsten zwei Wochen müssen sie (unter Aufsicht von Jonas) selbst einen Kundenfall bearbeiten. Dabei muss es sich nicht um große, schwierige Aufgaben oder Projekte handeln. Fangen Sie klein an. Für die Mitarbeiter wird es ein Erfolg sein, wenn sie die Erwartungen und Ziele erfüllen - auch wenn sie klein sind. Sie werden sich motiviert fühlen, ihren Beitrag zu leisten. Und so werden sie ihrer Aufgabe gerecht. 

Automatisieren Sie die Prozesse und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick 

Ein leistungsfähiger Pre- und Onboarding-Prozess erfordert einen unidirektionalen Ablauf und die Einbeziehung der richtigen Personen im Unternehmen. Ein IT-gestütztes HR-System kann dabei helfen, die notwendige Struktur und Übersicht zu schaffen, so dass es nicht eine Person sich alles merken muss. Durch digitalisierte Onboarding-Prozesse können Sie automatisierte Abläufe in Gang setzen, die Aufgaben an die richtigen Personen delegieren und den Grad der Zufriedenheit Ihrer neuen Mitarbeiter mit dem Onboarding-Programm, den Arbeitsaufgaben und dem Unternehmen im Allgemeinen verfolgen. Die große Menge an Daten ist entscheidend für die Generierung von Wissen und den Erfolg - sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. 

Der Wert eines IT-gestützten Pre- und Onboarding-Prozesses kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden (Link). Alle Checklisten, Prozesse, Daten und Dokumentationen an einem Ort zu sammeln, bedeutet für Sie einen großen Vorteil: Sie schaffen damit nicht nur die besten Voraussetzungen für einen reibungslosen Pre- und Onboarding-Prozess, sondern speichern auch die Stammdaten der Mitarbeiter nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. 

Wie helfen mir die Emply-Module bei der Optimierung des Pre- und Onboarding? Die Antwort und sechs einzigartige Vorteile finden Sie hier. (Link). 

Checkliste: Woran müssen Sie denken, um im Pre- und Onboarding-Prozess erfolgreich zu sein? 

Endlose To-Do-Listen und so wenig Zeit. Woran müssen Sie denken, um erstklassige Pre- und Onboarding-Prozesse zu liefern? Dies ist keine vollständige Liste – es gibt noch eine Menge anderer praktischer Aufgaben –, aber behalten Sie diese Checkliste im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Pre- und Onboarding-Programme durchgehen. 

Vor dem Start 

Versenden Sie eine Willkommens-E-Mail mit praktischen Informationen wie Zeit und Ort des Treffens, Mittagessen, Parkmöglichkeiten, Mentor, Onboarding-Programm, Kleiderordnung und Kontaktinformationen. 

Informieren Sie das gesamte Unternehmen über Ihren neuen, zukünftigen Kollegen. Auch das Unternehmen muss bereit sein, den neuen Kollegen willkommen zu heißen, da es dem Mitarbeiter hilft, sich von Anfang an erwünscht und unverzichtbar zu fühlen. 

Planen Sie den Einarbeitungsprozess. Sie sollten vorher genau wissen, was in den ersten Wochen der Beschäftigung passieren wird - sowohl in Bezug auf Aufgaben und Meetings als auch in Bezug auf geselliges Beisammensein. 

Der erste Tag 

Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorstellung der Kollegen, des Teams und des CEO ein. Sorgen Sie dafür, dass Zeit für informellen Smalltalk bleibt. Das ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie als Unternehmen Zeit und Lust haben, in den neuen Mitarbeiter zu investieren. 

Führen Sie ein Start-up-Meeting mit dem Mentor oder Manager durch. Hier erhält der Mitarbeiter eine Präsentation des Unternehmens und der Abteilung sowie praktische Informationen über berufliche und soziale Aktivitäten. 

Überprüfen Sie das Onboarding-Programm. Stimmt es mit den Vorstellungen und Wünschen des Mitarbeiters überein? Gibt es etwas Ungewöhnliches - oder Irrelevantes? Ist Ihnen möglicherweise ein E-Learning-Kurs aufgefallen, den der Mitarbeiter bereits in einem früheren Job absolviert hat? Sprechen Sie das Programm gründlich durch, damit Sie einen guten, gemeinsamen Ausgangspunkt haben. 

Die ersten drei Wochen 

Setzen Sie Ziele für das Lernen, die Entwicklung und die Leistung des Mitarbeiters. Dies fördert erfolgreiche Erfahrungen mit Ihrem neuen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter wird das Gefühl haben, dass Sie Vertrauen in seine Fähigkeiten haben, wenn Sie ihn von Beginn seiner Beschäftigung an mitarbeiten lassen. 

Führen Sie einen kontinuierlichen Dialog und stimmen Sie Ihre Erwartungen mit dem Mitarbeiter ab, damit klar wird, welche Rolle er in der Organisation spielen soll und ob diese mit den gewünschten Aufgaben und den aktuellen Kompetenzen übereinstimmt oder nicht. 

Planen Sie ein Folgegespräch und melden Sie sich bei dem Mitarbeiter. Lassen Sie Raum für Fragen und Beobachtungen. In der Regel tauchen nach einigen Wochen Fragen auf. 

Nach drei Wochen 

Denken Sie daran: Das Onboarding endet nicht, nur weil das Onboarding-Programm endet. Es ist unterschiedlich, wie lange ein guter Onboarding-Prozess dauert. Er kann drei bis sechs Monate dauern (oder auch kürzer oder länger), aber als Faustregel gilt, dass ein Onboarding-Prozess erst dann endet, wenn der Mitarbeiter die Erwartungen an die Stelle erfüllt. Seien Sie sich bewusst, dass es anspruchsvoll sein kann, ein perfektes Onboarding-Erlebnis zu bieten, da Sie dem Onboarding über mehrere Monate hinweg Priorität einräumen müssen. 

Geben Sie laufend Feedback. Ein neuer Mitarbeiter ist sich vielleicht unsicher, ob er in seiner Position gut genug arbeitet. Und das wird auch lange Zeit so bleiben. Schenken Sie dem neuen Mitarbeiter besondere Aufmerksamkeit und geben Sie ihm (ausführliches) Feedback zu verschiedenen Aufgaben. 

Erstellen Sie die besten Pre- und Onboarding-Prozesse mit Emply 

Mit dem Onboarding-Modul von Emply können Sie einfach kommunizieren, nachhaken und zu jeder Zeit den Überblick über den gesamten Pre- und Onboarding-Prozess behalten. Es wird einfacher, Aufgaben zu delegieren, so dass jeder die Kontrolle über seinen Verantwortungsbereich hat. Wenn die praktischen Aufgaben und Checklisten automatisch ablaufen, minimieren Sie das Risiko von Fehlern und zu hoher Arbeitsbelastung. Stattdessen sorgen Sie für eine vollständige und professionelle Mitarbeitererfahrung. 

Die Plattform in der Praxis: Lassen Sie sich davon inspirieren, wie LINK Mobility die Emply-Module für Pre- und Onboarding einsetzt. (Link) 

Gewinnen Sie einzigartige Erkenntnisse, die das Mitarbeitererlebnis stärken 

Da alle Daten an einem Ort gesammelt werden, können Sie leicht wichtige Erkenntnisse gewinnen, die Sie zur Anpassung und Verbesserung Ihres digitalen Onboardings nutzen können. Und das Mitarbeitererlebnis wird noch besser, wenn Sie ein einziges System für die Abwicklung der gesamten Employee Journey verwenden, mit Daten von der Einstellung bis zum Offboarding. Sie haben Zugriff auf die gesamte Historie des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen, die Sie für die Kompetenzentwicklung und die Nachbereitung während der gesamten Beschäftigung nutzen können. Damit sind Sie der coolste Arbeitgeber der Welt. 

Wiederverwendung Ihrer Pre- und Onboarding-Initiativen für das Reboarding 

Bei all den möglichen Pre- und Onboarding-Aktivitäten, die Sie in die Wege leiten können, kann dies wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Aber das muss nicht sein - und die Investition in diese Initiativen wird sich zehnfach auszahlen. Sie können Ihre Onboarding-Aktivitäten problemlos wiederverwenden, z. B. bei der Wiedereingliederung von Mitarbeitern, die aus dem Mutterschaftsurlaub oder aus anderen Gründen zurückkehren. 

Eine Umfrage von Inspired Beyond Babies zeigt, dass sieben von zehn Müttern einen Arbeitsplatzwechsel während des Mutterschaftsurlaubs in Erwägung ziehen (Link auf Dänisch). Es ist daher von entscheidender Bedeutung, den Kontakt zu Mitarbeiterinnen im Mutterschaftsurlaub zu halten, damit diese sich auf die Rückkehr an ihren Arbeitsplatz freuen. Setzen Sie auf Initiativen wie kleine Begrüßungsvideos und die Übertragung neuer Kurse und Systemeinführungen vor der Rückkehr Ihrer Mitarbeiterin - und freuen Sie sich darüber, wie das System Ihnen hilft, indem es Sie sich daran erinnert, Blumen zu bestellen, einen Büroraum herzurichten und Start-up-Meetings einzuberufen. 

Lesen Sie hier, wie die Zeitarbeits- und Personalvermittlungsagentur Moment A/S ihre Onboarding-Initiativen nutzt, um Mitarbeiter nach dem Mutterschaftsurlaub wieder einzustellen, und wie die Professionalisierung von Pre- und Onboarding zu besseren HR-Prozessen geführt hat. (Link)